❶ 簡答電子公文處理過程的五個環節
電子公文處理過程的五個環節包括數據歸集、文件收集、文件整理、文件移交和檔案接收。處理過程採用全面溝通的處理程序，就是上下左右全方位溝通，相互匹配；採用自動生成的處理程序，就是實現公文格式自動生成。一是各類文種格式的自動生成，二是16個格式要素的自動生成；採用高效運作的處理程序，就是多功能高效運作。在收文階段，秘書部門對來自多方位的公文，通過計算機對登記、分發、閱審、辦理、歸檔五個環節自動進行顯示、排序、查詢和流程跟蹤。
《中華人民共和國數據安全法》
第三條
本法所稱數據，是指任何以電子或者其他方式對信息的記錄。
數據處理，包括數據的收集、存儲、使用、加工、傳輸、提供、公開等。
數據安全，是指通過採取必要措施，確保數據處於有效保護和合法利用的狀態，以及具備保障持續安全狀態的能力。第六條
各地區、各部門對本地區、本部門工作中收集和產生的數據及數據安全負責。
工業、電信、交通、金融、自然資源、衛生健康、教育、科技等主管部門承擔本行業、本領域數據安全監管職責。
公安機關、國家安全機關等依照本法和有關法律、行政法規的規定，在各自職責范圍內承擔數據安全監管職責。
國家網信部門依照本法和有關法律、行政法規的規定，負責統籌協調網路數據安全和相關監管工作。
❷ 電子文件檔案化管理探討
杜新瑞 李瑞
(河南石油勘探局檔案館，河南南陽 473132)
摘要 分析了電子文件的特點，通過電子文件與傳統紙質文件對比，論述了電子文件檔案化管理的必要性、存在的問題以及與傳統檔案管理之間的區別，提出了電子文件檔案化管理模式。
關鍵詞 電子文件；檔案化；管理
一、前言
近年來，電子信息技術飛速發展，辦公自動化、標准化、網路化漸趨完善，許多日常工作都可以直接在計算機和網路上完成，大量的電子文件從產生到完成幾乎完全可以脫離紙和筆。主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。具有憑證、依據、參考作用的電子文件，有必要保存起來以備查閱利用，因此必須按照有關規定和規范進行歸檔。
面對全新的電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應，因此，適應現代管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為必由之路。
二、電子文件的特點
電子文件包括形成階段、管理階段、處置階段。與紙質文件比較，主要具有以下特點：
1)電子文件不再是直觀的紙質文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯系，它可以復制並存儲於不同介質之中，利用者只要獲得允許，藉助現代辦公設備可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。
2)電子文件可以直接由計算機和網路系統等現代辦公設備迅速地處理和傳遞。
3)電子文件的利用是可共享的，而且不再受時間和距離的影響。
4)電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
三、電子文件檔案化管理的必要性和存在問題
電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，採用先進的計算機和網路技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理。對本部門、本地區形成的電子文件實行社會化、自動化、網路化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，並相應的成立地區性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館。本著服務社會，回報社會的原則，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、准確、快捷的檔案信息服務。
電子文件一般在網路上傳遞、處理，它隨著電子計算機及網路應用的普及程度有逐步發展的趨勢。從目前來看，電子文件的保留、處置等方面都存在很多問題，主要體現在以下幾個方面。
1.草稿性電子文件常常被忽視
由於處於辦公自動化的起步階段，多數單位只用電子計算機起草文件，而一旦列印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不斷地覆蓋、清除。
2.輔助性電子文件管理混亂
一些單位在發文時，先經過網路發送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質文件隨後按正常發文程序發送。這些單位一旦紙質文件到手，電子文件就常常處於無人管理的狀態。多數單位對這部分電子文件未採取嚴格保管措施，人們甚至可以隨意對其進行增、刪、改等操作。
3.正式的電子文件歸檔程序不夠完善
目前，大多數辦公自動化系統在設計時沒有檔案工作者參與，因此，對電子文件的歸檔考慮不周，只設計了邏輯歸檔功能，電子文件實際上沒有位置遷移，沒有把這些電子文件集中下載到可離線保存的載體上，一旦信息系統出現問題，電子文件就會被破壞，甚至全部丟失。
4.電子文件存儲載體不安全
目前，很多單位的電子文件直接保存在硬碟存儲器上，存取非常簡便，如果系統一旦出現故障，極易造成數據的丟失。有一些單位的電子文件甚至以軟磁碟作為存儲介質，其可靠性和保管期限都存在較大問題。
5.電子文件生成的設備環境數據缺乏保護措施
電子文件的生成環境是很復雜的，而且電子文件對設備有依賴性。一些單位保留電子文件時，沒有注意保存生成軟體及設備等方面的參數，如果某系統被毀，那麼由它生成的電子文件就可能難以讀取。
基於上述諸多因素，很有必要加強對電子文件的前期控制，注意平時的收集和積累，為電子文件的歸檔和管理奠定良好基礎。
四、電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別
1.電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同
電子文件檔案可以在文件辦理結案後隨時歸檔，或按某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網路傳送給檔案部門，並用電子數碼簽名認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定擁護訪問限制級別，以便用戶查閱利用。這種隨時歸檔的方式，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率；另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2.電子文件與傳統檔案的歸檔方式不同
電子文件由於採用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件的原始憑證性關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成、處理、傳遞和利用過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和准確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3.電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異
電子文件載體的老化變質以及新的信息媒體、新存儲介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件後列印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門配合檔案部門，在接收到電子文件後對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲電子文件檔案，以便將來計算機技術發展後，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4.電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以檔案部門在接收到文件的同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，並給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5.電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行身份確認，確定獲得許可查閱許可權後，才可以查詢有關的電子檔案信息，並要進行借閱登記和繳納查詢費用。
五、電子文件檔案化管理模式
採取先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的手段管理電子文件檔案。
專業檔案部門通過網路、計算機、圖文掃描、光碟存儲等先進技術手段對各個單位產生的電子文件信息進行集中統一管理，並保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案。以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件檔案信息，以標准化的格式通過網路傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主伺服器相應的存儲空間里，有必要時檔案信息還可以離線存儲到其他更安全的介質上，並做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。
檔案部門對電子文件檔案信息採取維護電子文件產生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，並進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。
因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理，對電子文件採取社會化、自動化、標准化、網路化管理，不由文件形成部門或其他非專業部門來管理。
六、結束語
綜上所述，電子文件檔案化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有重要的現實意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應和技術部門、法律界和文件形成部門密切配合，增強檔案管理的法制意識，共同推進電子文件的社會化、標准化、自動化、網路化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作快速發展，為檔案信息資源共享做出應有的貢獻。
On Archivalmanagement of Electronic Documents
Xinrui Du，Rui Li
(Henan Petroleum Exploration Bureau Archives，Nanyang，Henan 473132)
Abstract By analyzing the characteristics of electronic documents，the author discusses the administration of electronic documentsmust be archivalized，so as to ensure proper preservation and effective application.By comparing the differences between electronic documents and traditional paper documents，the authors explain the necessities of archivalizatoin of electronic documentsmanagement，raise the existing problems and thusset forth archivalmode formanagement of electronic documents.
Key words electronic documents；archivalizatin；management
❸ 個人的電子文件如何分類管理
在網易是文本文件（如日誌）、圖像文件（如照片）、聲頻文件（如音樂）。 國家有《電子文件管理規范》，將電子文件分了8大類，主要有以下幾種：文本文件（字處理軟體形成的文件）、圖像文件（掃描等形成的文件）、圖形文件（CAD、繪圖軟體等形成的文件）、音頻文件（音頻設備或軟體形成的文件）、多媒體文件（視頻或多媒體設備、軟體等形成的文件）、超媒體文件（由超媒體鏈接技術形成的文件）、程序文件（程序設計、編碼文件）、資料庫文件。 以「載體的異同」可分為光碟文件、硬碟文件、軟盤文件和磁帶文件;光碟文件要通過光碟驅動器識讀,硬碟文件要通過硬碟驅動器識讀,軟盤文件要通過軟盤驅動器識讀。 以「不同屬性」為劃分標准，資料庫文件又有FOXBASE(動態數據基地)資料庫、FOXPRO(「京通」軟體應用的)資料庫、ACCESS(通路)資料庫、ORCAL(「靈通」軟體應用的)資料庫等。而 無論資料庫文件還是非資料庫文件，又有文本文件、超文本文件和純文本文件之分。文本文 件帶有一定的格式。超文本文件是集文、像、聲於一體的多媒體文件。純文本文件是不帶格 式的文本文件。 各類數據文件，按「依存環境」分，又有WPS文件(具有金山中文處理軟體提供的格式 )、DOC文件(具有微軟中文處理軟體提供的格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿軟體提 供的表格格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿軟體提供的表格格式)、DBF文件(FOXBA SE資料庫格式)、BMP文件(點陣圖文件格式)、CDA文件(聲音文件格式)、TXT文件 (純文本文件格式)等等的分別。格式不同，所需操作條件就不相同，操作方法也有不同。 同一內容的文件，又有屏幕文件和存檔文件之分。屏幕文件是在編輯文件，而存檔文件是已編輯文件。 存檔文件又有正式文件與備份文件之分。正式文件是文件的正本，備份文件是文件的副本。正式文件還有源文件與目標文件、只讀文件可與讀寫文件、顯性文件和隱藏文件之分。 源文件是提供編輯數據的文件，目標文件是接受編輯數據的文件；只讀文件是只能讀 出禁止寫入的文件，可讀寫文件是可以再編輯的文件；顯性文件是可見文件，隱藏文件是在 一定條件下才能顯現的文件。它們都是能夠滿足人們特定需要的電子文件。 明辨電子文件的格式或屬性十分重要。它直接關繫到同一文件能否放到不同編輯環境下進行 操作處理，也關繫到不同文件能否放到同一環境下進行編輯操作處理。從而影響電子文件操 作的成敗、R南量、效益和效益。 多少次揮汗如雨 傷痛曾填滿記憶 只因為始終相信 去拼搏才能勝利 總是在鼓舞自己 要成功就得努力 熱血在賽承騰 巨人在東方升起相信自己你將贏得勝利創造奇跡相信自己夢想在你手中這是你的天地