㈠ 调档函可以用扫描件吗
调档函不可以用扫描件。以下是具体原因：
- 机要性要求：调档函是调取人事档案的重要凭证，具有高度的机要性，只能使用原件。
- 信息准确性与安全性：使用原件可以确保调档函信息的准确性和安全性。扫描件可能因技术原因存在信息不一致或不完整的情况，不能作为合法有效的凭证。
- 原件管理的重要性：调档函的原件在传递过程中需保持完整和真实。一旦遗失或损坏，需作废原函并重新出具，以确保后续人事档案的正常调取。
因此，为确保人事档案管理的规范性和安全性，调档函必须使用原件。
㈡ 人事档案材料能拍照或者扫描吗，还是只能复印
档案里的劳动合同存放复印件是可以的，但是一定要在复印件上注明与原件相符并加盖红色公章。劳动合同一式两份，单位一份，个人一份，作为两者建立劳动关系的依据。
在个人离职的时候，需要提交个人的离职申请，经单位批准后单位会开具解除劳动合同的证明，去社保办理劳动关系转移或终止的手续。如果劳动者与单位签定了劳动合同、单位又有人事档案管理权限，单位就必须为劳动者免费办理、保管人事档案。如果单位没有人事档案管理权限：劳动者在与单位签定劳动合同后应将人事档案托管到当地人才中心。
相关说明
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案。
2020年4月，北京出台新政为农民建立人事档案。
㈢ 档案扫描档案扫描流程
档案扫描是一项涉及多个步骤的复杂过程，旨在将纸质文档转化为数字化形式，同时保证信息的质量和一致性。这个流程旨在实现各类信息，如档案、图书和情报的一体化管理，为未来的技术发展预留兼容和扩展的空间。具体步骤如下：
首先，文档扫描是基础，通过扫描仪将大量纸质文档、档案和书籍杂志转换为电子图像。
接着，图像处理环节至关重要，通过技术手段如去歪斜和去除黑点、黑边等操作，确保扫描图像的清晰度和整洁度。
然后，利用光学字符识别（OCR）技术，从图像中提取出有用的信息，这些关键信息通常包括文档中的关键字或索引值，如保险单中受益人的姓名和身份证号。这些关键字便于用户在查询时快速定位所需信息。
最后，管理与利用是整个流程的终点。扫描后的电子文档会被存储在专门的管理系统中，如文档管理系统或知识管理系统，这些软件使得文件的查找和利用变得极其便捷。