1. 非本公司员工火车票可以抵扣吗
不可以的。根据《国家税务总局关于国内旅客运输服务进项税抵扣等增值税征管问题的公告》(国家税务总局公告 2019 年第 31 号)第一条第一项的规定:《财政部 税务总局 海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》(财政部 税务总局 海关总署公告 2019 年第 39号)第六条所称“国内旅客运输服务”,限于与本单位签订了劳动合同的员工,以及本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工发生的国内旅客运输服务。
所以,贵公司聘请外部专家的动车发票不可以计算抵扣进项税。
2. 火车票抵扣，变了！看官方文件
火车票与飞机票报销、抵扣与税前扣除政策发生重大调整，让我们一起来了解详情吧。
自2023年11月1日起，山东、北京、湖南、贵州、安徽、宁夏和青海等地已加入数电票开票试点，全国除西藏外基本实现数电票试点全覆盖。新政策中，火车票和飞机票抵扣方式有所变化，需在票面显示单位名称及其“统一社会信用代码”，抵扣税款、税前扣除和财务报销时，应在“购买方名称”和“统一社会信用代码”处填入对应单位信息。开票后，直接交付至单位税务数字账户，出行人信息在旅客信息栏展示。
在抵扣方式改变后，纳税人填写申报表的方式也有所调整。通过电子发票服务平台税务数字账户进行用途确认，进项税额自动填入《增值税纳税申报表附列资料（二）》“（二）其他扣税凭证”第8b栏中，无需再通过手动计算方式填列。
关于个税APP中获取火车票和飞机票，操作步骤如下：打开个税APP，点击首页中的“我要办税”，点击“发票管理”下的“我的票夹”功能，系统会显示“我购买的”归类方式，纳税人铁路客票和航空客票将显示在此。获取完成后，将发票推送至任职受雇单位即可。
正确报销、归档数电票时，需注意以下事项。按照《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）和《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）等相关规定执行。数电票提供PDF、OFD和XML三种电子文件格式，其中，PDF和OFD为预览发票内容的格式，XML格式为符合财政部入账要求的电子文件格式。纳税人仅使用数电票XML电子文件进行报销入账归档的，可不再另以纸质形式保存。如果选择打印纸质版数电票作为报销入账依据，需同时保存XML电子文件。
总结：火车票和飞机票抵扣、税前扣除与财务报销需在票面显示单位名称及其“统一社会信用代码”，并需通过个税APP进行发票管理，按照《通知》和《会计档案管理办法》正确报销与归档数电票。