『壹』 Excel表格的詳細操作方法
Excel是一個全能的電子表格，它功能強大、操作方面，除了可以快速地生成、格式化各種表格外，還可以對表格中的數據完成很多資料庫的功能，本人在使用Excel過程中，學到了一些非常實用的技巧，相信掌握這些技巧 能夠大大提高讀者的工作效率。1、用下拉列錶快速輸入數據如果錄入內容是特定片語，為減少手工錄入的工作量，可以用下拉列表來實現。創建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區域；再選擇「數據」菜單中的「有效性」命令，從有效數據對話框中選擇「序列」，單擊「來源」欄右側的小圖標，將打開一個新的「有效數據」小對話框；然後，在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數據，項目和項目之間用逗號隔開，比如輸入「少尉、中尉、上尉」等，然後回車。注意在對話框中選擇「提供下拉箭頭」復選框，最後單擊「確定」即可。2、用「自動更正」方式實現快速輸入使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，「自動更正」便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的「自動更正」項目：首先，選擇工具中的「自動更正」命令；然後，在彈出的「自動更正」對話框中的「替換」框中鍵入要替換的內容「邊防檢查站」；最後，單擊「確定」退出。以後只要輸入「邊檢站」，則整個名稱就會輸到表格中。3、快速輸入大寫中文數字將游標移至需要輸入大寫數字的單元格中。利用數字小鍵盤在單元格中輸入相應的小寫數字（如12345）。右擊該單元格，點擊「設置單元格格式」，從彈出的「單元格格式」對話框中選擇「數字」選項；然後從「類型」列表框中選擇「中文大寫數字」選項。最後單擊「確定」按鈕，這時輸入的「12345」就自動變成「壹萬貳仟叄佰肆拾伍」。4、Excel單元格文字隨時換行在 Excel中，我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文字內容，實現的方法一般是通過選中格式菜單中的「單元格」下「對齊」的「自動換行」復選項，單擊「確定」即可，這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需要不步步地操作。還有一種方法是：當你需要重起一行輸入內容的時候，只要按住Alt鍵的同時按下回車鍵就可以了，這樣方法又快又方便。5、Excel中插入、刪除空白行如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用滑鼠拖動自此行開始選擇相應的行數，然後單擊右鍵，選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl鍵，依次單擊要插入新行的行標按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。有時為了刪除 Excel工作薄中的空行，您可能需要將空行一一找出後刪除，這樣做非常不方便。可以利用「自動篩選」功能來簡單實現。先在表中插入新的一行空白行，然後選擇表中所有的行，選擇「數據」菜單中的「篩選」，在選擇「自動篩選」命令。在每一列的項部，從下拉列表中選擇「空白」。在所有數據都被選中的情況下，選擇「編輯」菜單中的「刪除行」，然後按「確定」即可。所有的空行將被刪去，插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。6、快速選定「空白」和「數據」單元格在Exeel中，經常要選定空白單元格，逐個選定比較麻煩，如果使用下面的方法就方面多了：打開「編輯-定位」，在「定位」窗口中，按下「定位條件」按鈕；選擇「定位條件」中的「空值」，再按「確定」，空白單元格即被全部選定。如果要選定只含數據的單元格，在上面方法的「定位條件」窗口中，選擇「常量」，再點「確定」，含有數據的單元格全部選定。7、多個工作表的頁眉和頁腳同時設置有時要把一個Exeel文件中的多個工作表設置成同樣的頁眉和頁腳，分別對一張張工作表去設置感覺很繁瑣。如果用下面的方法就可以一次將多個工作表中的頁眉和頁腳同時設置好：把滑鼠移到工作表的名稱處，然後點右鍵，在彈出的菜單中選擇「選擇全部工作表」的菜單項，這時再進行頁眉和頁腳設置就是針對全部工作表了。8、批量轉換日期格式以前在Exeel中輸入單位人員出生日期時，為了簡單都輸入成「yymmdd」形式，但上級部門一律要求輸入成「yyyy-mm-dd」格式，那麼手工轉化上千名人員的出生日期肯定費時費力。最快速的方法是：先選定要轉化的區域，點擊「數據-分列」，出現「文本分列向導」對話框。勾選「固定寬度」，連續兩次點擊「下一步」按鈕，在步驟三對話框的「列數據格式」中，選擇「日期」，並選定「YMD」形式，按下「完成」按鈕，以前的文本即轉化成需要的日期了。9、防止誤改的技巧在包含多個工作表的工作薄中，為了防止誤修改，我們常常採取將行（列）隱藏或者設置編輯區域的方法，但是如果要防止整個工作表的誤修改怎麼辦呢？單擊「格式-工作表-隱藏」，將當前的工作表隱藏，這樣操作者連表格都看不到，誤操作就無從談起了。要重新顯示該表格，只須單擊「格式-工作表-取消隱藏」。要注意的是：如果設置了工作表保護，則不能進行隱藏操作。10、 保護工作表中的數據先選定所有單元格，點「格式-單元格-保護」，取消「鎖定」前面的「√」，再選定你要保護的單元格，點「格式-單元格-保護」，在「鎖定」前面打上「√」，點擊「工具-保護-保護工作表」，輸入兩次密碼，點兩次確定即可。