❶ 以电子形式存在的审计工作底稿转换成纸质存档后可以不再保存电子版本吗
不可以。电子形式存在的审计工作底稿是需要永久封存的，保存性更长久，复制性更便捷，纸质存档只是存档的一种形式，可以两种形式共用。
❷ 电子文件归档
档案的本质属性是原始记录性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如，当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案具有法律凭证的作用。但是在在OA办公自动化系统中，电子文件的原始性却很难得到体现。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，已经成为档案界的新课题。 依据国家有关标准，结合本单位的实际情况，从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，制订归档电子文件管理办法是当务之急。制订一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，以确保真实、有效地把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发研制归档电子档案管理系统软件。 制订管理办法要注意的问题 电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种，如，磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储量大；非接触式记录和信息读取方式；数据传输率高；存取速度快；易保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来，有关光盘的标准会陆续出台。所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。在条件允许时，及时将软磁盘更换为光盘载体长期保存。 纸质档案与电子档案长期并存在保持一致的问题。两种不同载体档案的特点，可概括为两句话：纸质档案便于长期永久保存，而利用较不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种局面，两种载体档案会在一定时期内长期并存。普遍做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存特别要注意两种档案的一致性，在电子档案着录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。 电子文件的安全问题。一是电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件的格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。二是使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责，归档后的原始性由档案室负责，为了分清责任，最理想的办法是双方在不可更改的载体上签字，而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次，这就是“只写一次式光盘加背书”。也可以只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。三是在网络环境中，可采用一种既能确认发件人身份，又能保密保安全的“公用密钥数字签名技术”。还可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份认证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。当然这都很难达到彻底的安全。四是利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围的信息内容的复制拷贝更要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。 电子文件的鉴定问题。一是入口关，即在档案部门接受电子文件是要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单或文件机读目录相一致等。二是定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常读出，程序类电子文件检验能否被正常运行。对于磁性载体一般应每两年、光盘每四年进行一次抽样机读检验，抽样率不少于10％；对于磁性载体每四年拷贝一次，并建立对电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度，避免发生人为的误操作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。还要注意更新杀病毒软件。 同时，还要把电子文件归档与电子档案管理所需要的计算机系统软件的开发和硬件的配合纳入到下一阶段档案室档案管理系统的建设规划中去，为接受电子文件做好物质和精神准备。
❸ 电子档案的归档方式有哪些
电子档案的归档方式有哪些
我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，现统一称作“档案”。以下是我为大家整理的电子档案的归档方式有哪些相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！
一、选择电子文件信息的汇集点
由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的.系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。
由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。
计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
二、借助计算机资料管理系统
开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。
对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。
档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
;❹ 纸质版文件转换成电子版存档怎么办
如果存志电子版，有两种方法，1、就是你的方法一张一张录入，结果是可以修改的；2、用扫描的方法，把图片存入电脑，然后在WORD中插入图片作志WORD，或者PDF等，这种方法不能编辑，但速度可能快一点。
❺ 电子文件的保存与纸质档案的保存主要有哪些方面的区别
纸质档案和电子档案的区别
1.管理方法的区别。1.1归档。把办理好的文件整理立卷，定期交到档案部门就为纸质档案的归档。电子档案的归档比纸质档案要复杂，归档方法包括物理归档和条理性的归档。条理性的归档方式，是通过信息设备把电子档案中的地址存储在网络设备中的相关存储设备当中，档案部门记录的是归档的电详细来源，由信息设备直接查阅该电子档案。条理性的归档方式对信息设备的要求非常之高，需要高超的技能、相关业务及信息设备的具体条件，要具备十分严谨的管理方式及稳定的网络系统环境。而物理归档就是将电子档案采取脱机备份，移交到档案部门，实行脱机保存。1.2整理。把需要加以整合的档案整理到位就为档案的整理，加以组合、排序、区分、编目，形成一个完整的系统。根据档案中的整体内容、地址来源、组成方式和时间等历史信息进行组合、区分、编目和排序。纸质档案的整理比较复杂化，基本是手工进行操作，效率低且劳动强度大。而电子档案的整理涵盖两个方面：排序和分类，建立数据库。由于电子档案能通过计算机系统进行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自动化的系统对电子档案加以自由的组合分类。1.3编目与审核。编目纸质档案的方式有以下几个方面：记录卷内文档的有关目录信息、将备考表编制完整、封面的整体编目以及编号等，最后形成完整的目录。通过实际操作将这些目录进行审核。电子档案的编目方法和纸质的档案不一样，因电子档案在计算机的系统上运作，而计算机系统具备极强的推理功能和逻辑性，可以自行完成对提要、全文及文件名的处理，选取关键词转换成规范的分类号和主题词，进而实现自动标引，所有，等于在归档时，就可以自动化实现“编目”。而电子档案检索是根据电子档案的检索系统，直接浏览、输出、检索查询文件信息，其优势是交互性强，响应的时间较短，且可提供出多种检索的途径，更能满足用户不同的检索需求。2.保护中的差异。2.1载体寿命的差异。纤维素的好坏会对纸张的质量产生决定性的因素，在对档案加以保护的过程当中，一定要把化学反应的所需条件解决，才能使纸质档案的整体质量更高。电子档案所用的设备是光盘和具备磁性的载体。光盘是通过激光来获取并存储信息，目前，光盘利用的记录载体包含了，碲合金、碳铝中的化合物、硒及部分在激光作用下产生变化的相关材料。而磁粉当中残留下的的磁性化合物，是将信息记录好的决定性因素，其会因外磁场的破坏而消磁或退磁。2.2两者面对环境条件影响的区别。粉尘影响的区别。粉尘对纸张有所影响，重点是机器会带来一些霉菌物质、纸张一旦发生破损其粘结起来便会变成一些较硬的颗粒物。而粉尘给电子档案带来的损害是由化学物质的反应、生物以及物理的伤害。粉尘中的化学因子会引起磁带、光盘、发生分解或者侵蚀等，因化学反应而导致的质量问题指的是化学损坏，导致记录信息不足或者丢失；霉菌的传播者是空气和生活中的粉尘，也是霉菌开始来源，霉菌会分泌出有机酸和酶性物质，这些物质会使光盘和相关载体受到损坏，从而丢失相关的数据，而是生物上带来的损坏；而物理反应的损坏指的是磁盘受损、光盘被污染，以至于信息被丢失。温湿度影响的整体区别。温湿度的高低也会对光盘、纸张及其他的载体带来不利的影响。对普通的纸张而言，过高的温湿度会使纸张内部的化学因子加速反应，从而加快纸张与水发生溶解，导致材料字不清晰。而电子档案受不同温湿度的影响反应是：在不确定温度高低的条件下，聚酯底基分子容易发生膨胀或者紧缩，进而对数据的读写和定位带来不利的影响。2.3信息保护技术的差异。如何使档案的载体——纸张的质量更高是纸质档案的核心工作之一，因为存储的信息和相应载体是密切相关的，保障纸质文件，且通过纸张实际的记录内容就能够储存。以电子档案来分析，载体与信息是不总是相结合在一起的，电子档案与载体的分离性会使档案内的内容被窃取或变更。2.4技术寿命的差异。电子档案是由信息设备将信息与载体相结合起来组成的，要通过信息设备才能进行利用。如果技术跟不上，就不能读出相应的信息。但纸质的档案，其纸张、字迹和字迹的相关材料三者始终是紧密相连的，它的内部因素、质量好坏与环境的保护息息有关的。由于电子档案是由信息设备将其载体与信息相组合而成的，要通过软件设备才可查阅。所以，对于电子档案中数字化信息的质量好坏而言，技术的更新是比损坏载体更加严重的损害。
❻ 档案保存需要电子文档和纸质文档同时保存吗
有，电子文档便有查找纸质文档价值相对比较高。
上海惠津国际物流发展有限公司（简称MRM）成立于2012年，是专业商业文档管理的现代外包服务供应商。我们的团队拥有多年的纸质文档和电子文档的储存、递送、销毁、以及管理咨询等业务的经验，团队不但精于文档管理，同时亦是在办公室搬迁和工厂产品物流后勤服务行业的翘楚。
MRM提供节约空间、降低成本、快捷传递、安全可靠和符合国际标准的专业化纸质文档和电子数据管理服务等，我们的六大核心业务：
文档纸箱：大箱（A5）、小箱(A4)、圆筒箱
文档储存：纸质文档储存（文书、合同、会计、科技专利等各类纸质档案）、电子文档储
（企事业单位本地和异地档案的灾备磁带、磁盘、光盘、录像带、录音带、缩微
胶片等电子文件）
文档销毁：机密文档销毁、电子文档销毁
文档传递：文档借阅、文档配送
文档数字化：文档扫描、文档记录、文档录入、文档备份
文档服务：文档规划、文档咨询、文档整理、文档保管和文档修复等
联系人：李先生(Jun)
❼ 档案可否只以电子形式保存
如果同时满足以下条件，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
1.电子会计数据的来源是真实有效的，由计算机和其他电子设备构成和传输；
2.所使用的会计系统可以准确，完整，有效地接收和读取电子会计数据，并可以按照国家标准备案格式输出会计凭证，会计帐簿，财务会计报表和其他会计资料，并建立必要的批准程序如处理，审核和批准；
3.电子记录管理系统可以有效地接收，管理和利用电子会计文件，满足电子记录的长期存储需求，并建立电子会计文件与其他相关纸质会计文件之间的检索关系；
4.采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
5.建立电子会计档案备份，可以有效防止自然灾害，事故和人为破坏的影响；
6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或其他重要保存价值的会计档案。
❽ 登记电子版的档案资料时，怎么做才能科学合理，而且便于查询呢
电子档案的整理：
电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。
（一）归档要求
1、文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档（逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档随时归档），定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档（物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行），并按档案管理的要求进行登记。
2、归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。
3、电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，着录并填写《归档电子文件登记表》。归档电子文件应逐件编目。
4、文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。
5、档案馆（室）应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
（二 ）归档方法
1、一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。
2、推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。
3、存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等。如下图：
4、信息组织结构
每盘存储载体的根目录下有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。电子文件保存在相应目录中。各级目录按照树状结构排列。
（1）说明文件。文件名：README。文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括分类号、立档单位名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。 文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。
（2）．归档电子文件登记表。文件名：REGISTER。文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。
（3）归档电子文件目录。目录名：DATA。目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一组电子文件保存在一个子目录中。
（4）．对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。
（三）电子文件的归档标准
电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：
1、字处理文件 。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
2、图像文件。TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
3、图形文件 。图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。
4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。
5、声音文件。WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
6、多媒体文件。多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。
7、数据库文件。DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
8、超文本文件。超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。
9、计算机程序。计算机程序可以作为电子档案直接存储。计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。
10、数据文件 。数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。
在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。
用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并归档。计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。
（四）电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式三套，一套封存（C），一套供查阅利用（Y）。一套（S），异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。存储电子档案的光盘应放入盒中存放。