歸檔文件材料可以為復製件嗎

Ⅰ 歸檔文件指什麼

文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。 遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。

歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

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歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。

件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。

Ⅱ 文件歸檔的機關文件材料、歸檔范圍和保管期限規定是什麼

文件歸檔的機關文件材料歸檔范圍和保管期限
文件材料的保管期限依據其查考利用價值的大小進行劃分，可分為永久、長期和短期。凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，本單位需要長久利用的材料應定為永久（50年以上）保存；凡是在相當長的時間內本單位需要查考利用的，應定為長期（16年至50年）保存；凡是在較短時期內本單位需要查考利用的，應定為短期（15年以下）保存。各單位應依據有關的規定和標准，結合單位的實際，制定本單位各類文件材料的保管期限表。

Ⅲ 檔案復制本算不算檔案資料

檔案的復制本算檔案資料，它相當於是檔案資料的備份文件，需要在檔案櫃專門保存，如果泄露出去等同於檔案資料泄露的後果，也是十分重要的。

Ⅳ 檔案管理有哪些類別

分類有很多種.

看您做什麼工作了.

例如人事,事務,學籍,機密,工程,鑒定,統計,體例等.

一、檔案管理人員職責
1、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、准確、系統。
2、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。
3、歸檔案卷做到頁號編寫准確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具，能應要求快速、准確地查詢所需檔案。
二、收集歸檔范圍
本公司在各項工作中形成的具有保存價值的，或者相關政府部門送來的與本公司關系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。
1、股東會、董事會會議記錄、會議紀要、決議。
2、各種工作會議、專業會議的會議記錄、會議紀要。
3、公司發出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件。
4、各項規章制度。
5、向上級請示的文件，以及上級批復的各類文件。（不包括項目審批文件）
6、各種綜合的或專題的可行性研究、考察等報告。
7、工程建設底圖、藍圖及文字材料。
8、經批復的工程設計圖紙及文字材料。
9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
10、宣傳或反映本公司重要活動的影像音資料。
11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
12、各項財產權利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。
13、本公司編輯、出版的刊物。
14、本公司招聘、試用轉正、晉升、加薪等各類人事資料。
15、有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協議。�
16、銷售合同及銷售客戶資料。�
三、歸檔要求
1、凡公司發出的文件，由管理部的有關人員收集，交由檔案專管員歸檔。
2、一項工作已完成時，由經辦人員將進行該項工作形成的全部文件材料系統整理後，主動送交專管員歸檔。�
3、編制交接表，一項資料由經辦人交專管員歸檔時，應登記並雙方簽名。
4、每年三月進行一次全面、徹底的清查整理。
5、正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。
6、歸檔的文件材料應是原稿原件，一般不用復製件。應注意：檢查應蓋公章是否已蓋，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。�
7、歸檔的影像音資料要寫上文字說明。
8、歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先後形成排列好。
9、財務憑證、報表由主辦會計負責保管。
四、檔案的借閱與復印
1、編制借閱表，當借出和還回時都必須填寫，並經使用人和保管人雙方共同簽名。
2、查閱各類檔案應在公司內進行，查閱應不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的，需填寫借出申請並經部門負責人或副總經理批准。
3、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經公司總經理簽字批准，方可查閱或復制。
五、檔案的保密管理
1、檔案專管員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。
2、凡是調用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接查找。
3、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
4、股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會會議組成人員查閱。其他人員須查閱的，須經總經理同意。
5、各部門員工只可查閱與本部門相關的資料，確實需查閱其他資料的須副總經理同意。
六、檔案的銷毀
1、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須列出檔案銷毀清冊。
2、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，各類檔案必須經部門經理、總經理、董事長審批同意後銷毀。
3、批准銷毀的檔案，要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀並簽名蓋章。在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上註明「已銷毀」。

Ⅳ 文件復印件可否歸檔

http://www.yijun.gov.cn:817/yijun/a/yewu/danganshi/2009/0920/195.html第十三點中寫到：歸檔文件以「件」為單位進行整理。一般以每份文件為一件。下列文件或文本在實體裝訂時，可作為一件：（一）正本與定稿作為一件；（二）法律法規等重要文件的歷次修改稿（包括定稿）可合為一件；（三）正文與補充說明正文的文字、圖表、數據等附件，原則上為一件。附件頁數多，也可各為一件；（四）具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件；（五）原件與復印件或手抄件，應作為一件；（六）轉發文件與被轉發文件，應作為一件；（七）報表、名冊、圖表類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；（八）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書，原則上作為一件。如果報請性文件歸檔整理後才收發回復性文件，也可各為一件，並在 「歸檔文件目錄」的備注欄中加以說明。歸檔文件裝訂前，必須對不符合要求的文件材料進行必要的修整。其主要工作內容包括：對破損文件進行修復，對字跡模糊或褪變的文件進行復制；去除原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物。對大於A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料 ，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層次，摺痕處應盡量位於字跡之外。以「件」作為保管單位的各文種和稿本的排列順序為：正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；回復性文件在前，報請性文件在後；結論性材料在前，依據性材料在後；漢文本在前，少數民族文字在後；不同文字的文本，無特殊規定的，中文本在前，外文本在後；文件處理單放在文件前面。

Ⅵ 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定

第一條為便於各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定文件材料歸檔范圍，准確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便於保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。第二條本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。第三條機關文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。第四條機關文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。第五條凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。第六條機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第七條永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；
（四）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。第八條定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關制發的屬於本機關主管業務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。第九條機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。第十條機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。
機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一並歸檔。第十一條機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復製件或其他形式的副本歸檔。第十二條各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後執行。
有垂直領導關系的中央、國家機關應依據本規定，結合本系統工作實際，編制本系統的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，並經國家檔案局審查同意後執行。

Ⅶ 檔案管理制度怎麼做

檔案管理制度

檔案工作崗位責任制

一、 分管檔案工作的局領導職責
1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。
2、 加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、 關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、 局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、准確與安全，並為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、 分管檔案工作的各處（室）領導職責
1、 配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，並保持相對穩定。
2、 將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、 組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、 疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作 。
5、 協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、 負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、 各處、室專（兼）職檔案人員職責
1、 堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。
2、 負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、准確、系統。
3、 歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫准確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、 保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、 主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6、 積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、 按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具。
8、 按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。

文件、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔范圍
本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。�
(一)本級文件�
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。�
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。�
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。�
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。�
5、各項決定、決議、規定、標准、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。�
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。�
7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。�
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。� 10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。�
11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。�
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。�
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。�
14、已故人員資料。�
15、重要的人民來信及處理材料。�
16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。�
17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及幹部獎懲等文件材料。�
(二)上級文件材料�
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。�
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。�
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。�
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。�
(三)同級文件材料�
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。�
2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。�
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。� (四)下級文件材料�
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。�
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。�
3、重要的名冊、登記表。�
4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。�
二、歸檔份數�
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時間和方法�
(一)凡經過打字室列印的文件，列印好後由打字員收集，交文書檔案員歸檔。�
(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。�
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理後送交綜合檔案室歸檔。�
(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。�
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊，應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。�
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。� 四、歸檔要求
(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。�
(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。�
(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。�
(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復製件。�
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。�
(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先後形成排列好。

檔案鑒定製度

1、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，並據以確定檔案「存毀」的工作。
2、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。
3、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標准進行。
4、檔案鑒定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。
5、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。
6、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。

檔案借閱管理制度

為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特製定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標准辦理借閱手續。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標准》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人 批准，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續藉手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。

檔案保密管理制度

一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批準的，嚴禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批准。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對於擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對於嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。
六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。
七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。

檔案復制制度

1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；復制機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批後方可復制。
2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可復制。
3、 復制後要及時進行登記。

檔案統計制度

1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。
3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。
5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。
8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；准確統計數字，按時統計上報。

檔案庫房管理制度

1、檔案保管工作，是採用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
2、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保護管理。
3、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案「十防」（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
4、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。
5、庫房要保持溫度在攝氏14－24°C，相對濕度在45－60％之內；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
6、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案櫃衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。
7、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批准手續，並保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房裡不準吸煙。

檔案銷毀制度

1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。
2、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標准，嚴格進行鑒定。
3、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。
4、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批准手續。
5、批准銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀並簽名蓋章。
6、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明「已銷毀」。

Ⅷ 何謂歸檔如何做好檔案歸檔工作

歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規定的一項制度，又叫「歸檔制度」。

1、 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。

2、 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

歸檔案卷的質量要求：

1、原件歸檔；

2、應歸檔的文件材料齊全、完整；

3、文件和電報按其內容的聯系，合並整理、立卷；

4、對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。

Ⅸ 歸檔文件必須是原件嗎

有原件肯定是歸檔原件，因為原件上有真實的簽字、蓋章等，復印件之類的容易作假，不一定是真實的。

Ⅹ 從OA系統下載的文件可以打復印件歸檔嗎

可以。
1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。
2、正文與附件為一件（附件是指附屬於正文之後的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統計數字，正文批准或發布的法規文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）。
3、原件與復製件為一件（對於製成材料、字跡材料等不利於檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現破損的文件，應復制後歸檔。復製件包括復印機製作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些復製件應與原件作為一件）。