㈠ 調檔函可以用掃描件嗎
調檔函不可以用掃描件。以下是具體原因：
- 機要性要求：調檔函是調取人事檔案的重要憑證，具有高度的機要性，只能使用原件。
- 信息准確性與安全性：使用原件可以確保調檔函信息的准確性和安全性。掃描件可能因技術原因存在信息不一致或不完整的情況，不能作為合法有效的憑證。
- 原件管理的重要性：調檔函的原件在傳遞過程中需保持完整和真實。一旦遺失或損壞，需作廢原函並重新出具，以確保後續人事檔案的正常調取。
因此，為確保人事檔案管理的規范性和安全性，調檔函必須使用原件。
㈡ 人事檔案材料能拍照或者掃描嗎，還是只能復印
檔案里的勞動合同存放復印件是可以的，但是一定要在復印件上註明與原件相符並加蓋紅色公章。勞動合同一式兩份，單位一份，個人一份，作為兩者建立勞動關系的依據。
在個人離職的時候，需要提交個人的離職申請，經單位批准後單位會開具解除勞動合同的證明，去社保辦理勞動關系轉移或終止的手續。如果勞動者與單位簽定了勞動合同、單位又有人事檔案管理許可權，單位就必須為勞動者免費辦理、保管人事檔案。如果單位沒有人事檔案管理許可權：勞動者在與單位簽定勞動合同後應將人事檔案託管到當地人才中心。
相關說明
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。
記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等相關證明時，都需要使用檔案。
2020年4月，北京出台新政為農民建立人事檔案。
㈢ 檔案掃描檔案掃描流程
檔案掃描是一項涉及多個步驟的復雜過程，旨在將紙質文檔轉化為數字化形式，同時保證信息的質量和一致性。這個流程旨在實現各類信息，如檔案、圖書和情報的一體化管理，為未來的技術發展預留兼容和擴展的空間。具體步驟如下：
首先，文檔掃描是基礎，通過掃描儀將大量紙質文檔、檔案和書籍雜志轉換為電子圖像。
接著，圖像處理環節至關重要，通過技術手段如去歪斜和去除黑點、黑邊等操作，確保掃描圖像的清晰度和整潔度。
然後，利用光學字元識別（OCR）技術，從圖像中提取出有用的信息，這些關鍵信息通常包括文檔中的關鍵字或索引值，如保險單中受益人的姓名和身份證號。這些關鍵字便於用戶在查詢時快速定位所需信息。
最後，管理與利用是整個流程的終點。掃描後的電子文檔會被存儲在專門的管理系統中，如文檔管理系統或知識管理系統，這些軟體使得文件的查找和利用變得極其便捷。