1. 保密規定
（一）涉密文件資料管理
1.上級下發的涉密文件、資料，一律由保密辦公室專人領取登記，按規定程序辦理；開會帶回的涉密文件、資料，應先交由辦公室登記後，再按規定程序辦理。
2.嚴格按照涉密文件確定的閱讀范圍，專人送閱讀對象閱辦，並辦理閱辦手續，不得橫傳或由他人代為傳遞，不得擅自擴大涉密文件的閱讀范圍。
3.涉密文件、資料應由保密人員負責統一管理，存放於安全保密的場所，並配備必要的保密設備。
4.借閱涉密文件、資料，須經分管保密工作的領導同意，在保密人員處辦理借閱手續，用後及時退還，清銷借閱登記。
5.涉密文件、資料一般不得復印、復制，確因工作需要的，須經分管保密工作的領導批准同意後，才能復印、復制。對復印、復制的份數要進行登記，涉密文件復印件按原件要求管理。
6.涉密文件、資料的銷毀，必須造冊逐一登記，經領導簽字後，由辦公室交市保密辦統一銷毀，任何個人不得擅自銷毀。各處室或機關工作人員不得長期保存和私自銷毀秘密文件、資料。
（二）涉密計算機使用管理
1.涉密計算機不得直接或間接與互聯網相連，只允許單機形式進行工作, 並由專人負責，實行「一人一機」管理。
2.涉密計算機均應設置密碼，密碼的設置，均應遵循不易破譯的原則，如：不採用與自己姓名、出身年月、電話號碼等有關的文字或數字作密碼，不得把密碼告訴他人，也不要把密碼寫在紙上，並應經常更換密碼。
3.涉密信息的查詢、修改、刪除等處理只能在涉密計算機上進行，不得與非涉密計算機進行涉密信息的傳輸。禁止在非涉密計算機上處理、存儲、傳輸涉密信息。
4.含有涉密信息的各類存儲介質，如u盤、光碟等，列入保密管理范疇，由專人保管，並做好記錄。實行備份生成、存儲、借用、銷毀全過程的管理。
5.凡涉及國家秘密信息的計算機設備的維修，應保證儲存的國家秘密信息不被泄露，並到保密部門指定的維修點進行維修。
6.涉密計算機信息在列印輸出時，列印出的文件應當按照相應密級文件管理，列印過程中產生的殘、次、廢頁應當及時銷毀。
7.未按規定管理和使用涉密計算機造成泄密事件的，要依法依規追究相關責任。
（三）上網信息和上網信息管理
1.嚴格遵守《保密法》和《計算機信息系統國際聯網保密管理規定》，切實加強和規范網路保密管理及網路信息安全保護工作。
2.加強上網信息和上報信息保密工作和網路信息安全的法律、法規和知識宣傳教育，增強工作人員的網路安全及信息保密意識和責任意識。工作人員嚴格遵守國家有關保密規定，不得利用電子郵件傳遞轉發或抄送秘密信息。
3.按照「分管領導負總責、處室負責人具體抓」的原則，切實加強對上網信息保密工作的領導。上網信息工作責任實行三級負責制：即分管信息工作的領導對本部門信息發布、資源提供負總責；相關處室負責人對初審工作負責；信息擬定人員對提供的信息負直接責任。
4.定期對網路及信息保密安全進行檢查，及時消除安全隱患，切實杜絕涉密和有害信息的傳播。一旦發現網上失泄密事件或違反保密規定的行為，要及時採取有效的補救措施，並報告保密部門。
5.實行嚴格的上網信息審批制度，按照「誰提供誰負責」和「誰上網誰負責」的原則，堅持「信息提供人員自審，相關業務處室初審和分管領導審簽，特別重要信息由一把手審簽」的原則，切實加強對互聯網上網信息和上報信息的保密管理，嚴防涉密信息上網，確保上網信息安全。未經審批的信息一律不得上網發布。
（四）機關工作人員保密守則
1.自覺遵守保密法律法規，嚴守黨和國家秘密。
2.秘密文件、資料應在辦公場所內使用，使用完後應及時將秘密文件、資料交辦公室保管，不得橫向傳閱使用或留存。
3.不得擅自攜帶秘密文件、資料外出。確因工作需要的，應當經分管保密工作的領導批准，並採取嚴格的安全保密措施。
4.在私人通信和公開發表的文章中，不得涉及國家秘密。
5.不在非保密筆記本上記錄黨和國家秘密事項。記有秘密事項的保密筆記本必須嚴格保管，不得丟失，用完後交保密辦統一保管、銷毀。
6. 傳遞涉密信息，應通過機要渠道；禁止使用普通電話、明碼傳真、手提電話等傳遞秘密事項。
7. 不得在公共計算機信息系統中存儲、處理、傳遞涉密信息和內部資料。不得擅自銷毀秘密文件、資料，確需銷毀時，要按要求辦理。
8. 發現有泄密情況時，應當及時報告。
2. 秘書進行文件傳閱要尊循的原則
（一）有序的原則。公文傳閱，順序很重要，在實際操作中，文秘人員既要遵循公文傳閱的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情況特殊處理，否則，不僅會給領導之間造成矛盾，而且還會影響公文的效率和質量。對所有的公文，文秘人員一般先送辦公室主任閱讀、把關，然後送其他需閱知的對象。公文在傳閱過程中，文秘人員應按一般程序和特殊程序傳閱。
公文傳閱的一般程序是閱件一般先傳主要領導後傳主管領導，再傳其他領導和有關部門；辦件則應先傳主管領導，一方面有利於主要領導和主管領導相互交流信息、溝通意見，另一方面有利於執行者按照主管領導的批示意見進行落實。
公文的特殊程序是緊急公文、專送公文和需要某位領導直接閱批的公文，應按照先辦後傳、急用於先閱、跳躍式傳閱等方法處理。此時，文秘人員應在"文件處理單"上註明。
（二）及時的原則。公文傳閱的時效性很強，快速和及時是公文傳閱的基本要求。怎樣才能保證公文及時傳閱呢？一是取送及時。收到文件之後，馬上進行清點、登記、分發，保證了公文傳閱的順暢。二是適當調整傳閱順序。有些文件傳閱范圍很廣，需要很多領導和部門閱知，如果始終按一個固定順序傳閱，遇上領導外出開會或辦事，定會影響傳閱的時間和進度。因此，不失時機地適當地調整一下傳閱順序，便可加快公文傳閱的進度。三是承辦部門優先閱文。有的文件需要某個或某幾個部門承辦，並且時效要求較強的，如果等所有的領導都閱定後再送給部門閱處，勢必耽誤部門辦理。主要領導閱後，即可給承辦部門閱辦，然後接著送其他領導傳閱。四是分類設夾，區別送閱。對上級機關的批導性文件和需要辦理的文件，急需處理的文件和一般參考性的文件，不要都放在一個閱文夾內，主次不分，要分別對待，分類設夾、傳閱，對急件、特急件跟蹤傳閱，這樣，就保證了公文傳閱的時效性。五是掌握領導閱文規律。根據領導工作安排和活動規律，捕捉時機送閱文件；也可根據領導閱文快慢，適當掌握領導每次閱文數量，這樣，就能避免公文的延誤、堆積。
（三）安全的原則。安全是公文傳閱工作的政治性內在要求。怎樣才能保證公文傳閱的安全呢？一是建立文件的接收、登記制度。文秘部門還應使用文件傳閱、交接登記簿。登記簿上注有文件號、送閱部門、接收人、接收時間、退回時間、備注等欄目。這樣就做到了心中有數，避免了盲目傳閱，一旦出現文件遺失的情況，就能知道問題出在哪個環節上，既利於查尋，又便於確定責任。二是杜絕文件橫傳。公文傳閱應該以文秘部門為中心點進行傳閱，不允許拋開文秘人員在應閱人之間橫傳，以免傳閱件失控、遺失。三是公文傳閱要由專人負責到底，其他人員均不得代行其職。辦理過程實行單線運作，縱向周轉，由機關文秘人員一人經手，全權負責，以避免多人插手導致的職責不清和相互推諉。四是嚴格按照閱文范圍和領導確定范圍組織傳閱，既不能隨意擴大，也不能隨意縮小；既不能多傳一個人，也不能少傳一個人。五是設置密級文件夾，封面貼有"密級"標志，提醒領導不要帶出辦公室閱文，密級文件即閱即退，沒有閱完的也要暫時收回，以保證公文傳閱的安全保密。