❶ 以電子形式存在的審計工作底稿轉換成紙質存檔後可以不再保存電子版本嗎
不可以。電子形式存在的審計工作底稿是需要永久封存的，保存性更長久，復制性更便捷，紙質存檔只是存檔的一種形式，可以兩種形式共用。
❷ 電子文件歸檔
檔案的本質屬性是原始記錄性，這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如，當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案具有法律憑證的作用。但是在在OA辦公自動化系統中，電子文件的原始性卻很難得到體現。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，已經成為檔案界的新課題。 依據國家有關標准，結合本單位的實際情況，從檔案管理的基本規律和計算機技術的特點出發，制訂歸檔電子文件管理辦法是當務之急。制訂一個包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統計、保護等內容的管理辦法，以確保真實、有效地把好歸檔電子文件的質量檢驗關，從歸檔電子文件的特點出發研製歸檔電子檔案管理系統軟體。 制訂管理辦法要注意的問題 電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如，磁帶、磁碟、光碟等。光碟與磁帶、磁碟相比，其特點是：記錄密度高、存儲量大；非接觸式記錄和信息讀取方式；數據傳輸率高；存取速度快；易保存。因有保護層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以碟片不易損壞。根據這些特點，目前使用光碟作為電子文件歸檔的載體比較合適。盡管它的標准不夠完善，但隨著技術的發展，相信在不久的將來，有關光碟的標准會陸續出台。所以在當前選擇光碟作為電子檔案存儲載體最為合適。禁用軟磁碟作為歸檔電子文件長期保存的載體。在條件允許時，及時將軟磁碟更換為光碟載體長期保存。 紙質檔案與電子檔案長期並存在保持一致的問題。兩種不同載體檔案的特點，可概括為兩句話：紙質檔案便於長期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便於利用，但難於永久保存。鑒於這種局面，兩種載體檔案會在一定時期內長期並存。普遍做法是「雙套制」，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件保存。兩種載體檔案並存特別要注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時更應注意保證電子檔案與紙質檔案對應相符。 電子文件的安全問題。一是電子文件歸檔時，把屬於一般性的電子文件，轉換成各種平台都能使用的文本文件的格式，以不變應萬變，消除由於技術演變所帶來的影響。特殊格式電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟體。二是使用「只寫一次式光碟加背書」方式製作歸檔原件，確認其內容信息的原始性。歸檔前電子文件內容的原始性由歸檔人負責，歸檔後的原始性由檔案室負責，為了分清責任，最理想的辦法是雙方在不可更改的載體上簽字，而這種光碟的同一處刻錄軌跡只能寫入一次，這就是「只寫一次式光碟加背書」。也可以只讀光碟、電子簽名、數字水印、隱形條碼、數字時間印章法等來確認電子文件內容信息的原始性。三是在網路環境中，可採用一種既能確認發件人身份，又能保密保安全的「公用密鑰數字簽名技術」。還可採用防火牆技術、網路安全檢測、大眾身份認證系統、數據加密技術等措施來保證網路安全。當然這都很難達到徹底的安全。四是利用中的安全措施：設置分級查詢許可權密碼並定期或不定期地更改，屬於保密范圍的信息內容的復制拷貝更要嚴格控制。系統對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，並自動進行相關的記錄，作為利用工作查證的依據。而且利用系統應有較強的容錯能力，避免由於誤操作所帶來不可挽回的損失。 電子文件的鑒定問題。一是入口關，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機讀目錄相一致等。二是定期檢查關，即對歸檔後的電子文件建立定期檢查的制度，數據類電子文件檢驗能否被正常讀出，程序類電子文件檢驗能否被正常運行。對於磁性載體一般應每兩年、光碟每四年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不少於10％；對於磁性載體每四年拷貝一次，並建立對電子文件的檢查、維護、拷貝等操作過程進行登記制度，避免發生人為的誤操作或重復勞動。轉儲後的載體與原載體同樣編號保存。三是利用關，即在平時提供利用時，一旦發現有文件損壞或感染計算機病毒，立即要對該載體內存儲的所有文件進行檢驗，及時採取措施修復損壞的文件。還要注意更新殺病毒軟體。 同時，還要把電子文件歸檔與電子檔案管理所需要的計算機系統軟體的開發和硬體的配合納入到下一階段檔案室檔案管理系統的建設規劃中去，為接受電子文件做好物質和精神准備。
❸ 電子檔案的歸檔方式有哪些
電子檔案的歸檔方式有哪些
我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為「冊」，周代叫作「中」，秦漢稱作「典籍」，漢魏以後謂之「文書」、「文案」、「案牘」、「案卷」、「簿書」，清代以後多用「檔案」，現統一稱作「檔案」。以下是我為大家整理的電子檔案的歸檔方式有哪些相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！
一、選擇電子文件信息的匯集點
由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的.系統化和標准化水平，計算機信息系統的開發也從以往的「分散各異」轉向「集中統一」，打破了立卷單位人界限，更趨向基於某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。
由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網路技術建立校行政信息管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞;結算中心負責學生交費信息的傳遞;教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。
計算機與信息中心接收這些數據後，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網路傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光碟，定期歸檔。
二、藉助計算機資料管理系統
開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。
對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網路技術向檔案部門傳輸，可以藉助信息管理網路在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。
檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商後，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟體，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
;❹ 紙質版文件轉換成電子版存檔怎麼辦
如果存志電子版，有兩種方法，1、就是你的方法一張一張錄入，結果是可以修改的；2、用掃描的方法，把圖片存入電腦，然後在WORD中插入圖片作志WORD，或者PDF等，這種方法不能編輯，但速度可能快一點。
❺ 電子文件的保存與紙質檔案的保存主要有哪些方面的區別
紙質檔案和電子檔案的區別
1.管理方法的區別。1.1歸檔。把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門就為紙質檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質檔案要復雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過信息設備把電子檔案中的地址存儲在網路設備中的相關存儲設備當中，檔案部門記錄的是歸檔的電詳細來源，由信息設備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對信息設備的要求非常之高，需要高超的技能、相關業務及信息設備的具體條件，要具備十分嚴謹的管理方式及穩定的網路系統環境。而物理歸檔就是將電子檔案採取離線備份，移交到檔案部門，實行離線保存。1.2整理。把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區分、編目，形成一個完整的系統。根據檔案中的整體內容、地址來源、組成方式和時間等歷史信息進行組合、區分、編目和排序。紙質檔案的整理比較復雜化，基本是手工進行操作，效率低且勞動強度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個方面：排序和分類，建立資料庫。由於電子檔案能通過計算機系統進行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動化的系統對電子檔案加以自由的組合分類。1.3編目與審核。編目紙質檔案的方式有以下幾個方面：記錄卷內文檔的有關目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等，最後形成完整的目錄。通過實際操作將這些目錄進行審核。電子檔案的編目方法和紙質的檔案不一樣，因電子檔案在計算機的系統上運作，而計算機系統具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關鍵詞轉換成規范的分類號和主題詞，進而實現自動標引，所有，等於在歸檔時，就可以自動化實現「編目」。而電子檔案檢索是根據電子檔案的檢索系統，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優勢是交互性強，響應的時間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。2.保護中的差異。2.1載體壽命的差異。纖維素的好壞會對紙張的質量產生決定性的因素，在對檔案加以保護的過程當中，一定要把化學反應的所需條件解決，才能使紙質檔案的整體質量更高。電子檔案所用的設備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過激光來獲取並存儲信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產生變化的相關材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會因外磁場的破壞而消磁或退磁。2.2兩者面對環境條件影響的區別。粉塵影響的區別。粉塵對紙張有所影響，重點是機器會帶來一些黴菌物質、紙張一旦發生破損其粘結起來便會變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來的損害是由化學物質的反應、生物以及物理的傷害。粉塵中的化學因子會引起磁帶、光碟、發生分解或者侵蝕等，因化學反應而導致的質量問題指的是化學損壞，導致記錄信息不足或者丟失；黴菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是黴菌開始來源，黴菌會分泌出有機酸和酶性物質，這些物質會使光碟和相關載體受到損壞，從而丟失相關的數據，而是生物上帶來的損壞；而物理反應的損壞指的是磁碟受損、光碟被污染，以至於信息被丟失。溫濕度影響的整體區別。溫濕度的高低也會對光碟、紙張及其他的載體帶來不利的影響。對普通的紙張而言，過高的溫濕度會使紙張內部的化學因子加速反應，從而加快紙張與水發生溶解，導致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發生膨脹或者緊縮，進而對數據的讀寫和定位帶來不利的影響。2.3信息保護技術的差異。如何使檔案的載體——紙張的質量更高是紙質檔案的核心工作之一，因為存儲的信息和相應載體是密切相關的，保障紙質文件，且通過紙張實際的記錄內容就能夠儲存。以電子檔案來分析，載體與信息是不總是相結合在一起的，電子檔案與載體的分離性會使檔案內的內容被竊取或變更。2.4技術壽命的差異。電子檔案是由信息設備將信息與載體相結合起來組成的，要通過信息設備才能進行利用。如果技術跟不上，就不能讀出相應的信息。但紙質的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關材料三者始終是緊密相連的，它的內部因素、質量好壞與環境的保護息息有關的。由於電子檔案是由信息設備將其載體與信息相組合而成的，要通過軟體設備才可查閱。所以，對於電子檔案中數字化信息的質量好壞而言，技術的更新是比損壞載體更加嚴重的損害。
❻ 檔案保存需要電子文檔和紙質文檔同時保存嗎
有，電子文檔便有查找紙質文檔價值相對比較高。
上海惠津國際物流發展有限公司（簡稱MRM）成立於2012年，是專業商業文檔管理的現代外包服務供應商。我們的團隊擁有多年的紙質文檔和電子文檔的儲存、遞送、銷毀、以及管理咨詢等業務的經驗，團隊不但精於文檔管理，同時亦是在辦公室搬遷和工廠產品物流後勤服務行業的翹楚。
MRM提供節約空間、降低成本、快捷傳遞、安全可靠和符合國際標準的專業化紙質文檔和電子數據管理服務等，我們的六大核心業務：
文檔紙箱：大箱（A5）、小箱(A4)、圓筒箱
文檔儲存：紙質文檔儲存（文書、合同、會計、科技專利等各類紙質檔案）、電子文檔儲
（企事業單位本地和異地檔案的災備磁帶、磁碟、光碟、錄像帶、錄音帶、縮微
膠片等電子文件）
文檔銷毀：機密文檔銷毀、電子文檔銷毀
文檔傳遞：文檔借閱、文檔配送
文檔數字化：文檔掃描、文檔記錄、文檔錄入、文檔備份
文檔服務：文檔規劃、文檔咨詢、文檔整理、文檔保管和文檔修復等
聯系人：李先生(Jun)
❼ 檔案可否只以電子形式保存
如果同時滿足以下條件，單位內部形成的屬於歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
1.電子會計數據的來源是真實有效的，由計算機和其他電子設備構成和傳輸；
2.所使用的會計系統可以准確，完整，有效地接收和讀取電子會計數據，並可以按照國家標准備案格式輸出會計憑證，會計帳簿，財務會計報表和其他會計資料，並建立必要的批准程序如處理，審核和批准；
3.電子記錄管理系統可以有效地接收，管理和利用電子會計文件，滿足電子記錄的長期存儲需求，並建立電子會計文件與其他相關紙質會計文件之間的檢索關系；
4.採取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
5.建立電子會計檔案備份，可以有效防止自然災害，事故和人為破壞的影響；
6.形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或其他重要保存價值的會計檔案。
❽ 登記電子版的檔案資料時，怎麼做才能科學合理，而且便於查詢呢
電子檔案的整理：
電子檔案是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值，按照有關電子文件歸檔管理規定處理並且已經歸檔的電子文件。
（一）歸檔要求
1、文件形成部門應隨時對電子文件進行邏輯歸檔（邏輯歸檔指在計算機網路上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔隨時歸檔），定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件進行物理歸檔（物理歸檔指把電子文件集中下載到可離線保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔原則上參照紙質文件歸檔時間進行），並按檔案管理的要求進行登記。
2、歸檔電子文件應按「件」進行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應作為一件來進行管理，如：正文與附件、重要法規的歷次修改稿、一套計算機軟體或源程序等。
3、電子文件形成部門要隨時收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，著錄並填寫《歸檔電子文件登記表》。歸檔電子文件應逐件編目。
4、文件形成部門應將經過檢驗的電子文件和《歸檔電子文件登記表》保存在離線載體上。
5、檔案館（室）應對歸檔電子文件進行真實性、有效性和完整性測試，並填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。
（二 ）歸檔方法
1、一個歸檔年度的電子文件應拷貝至一盤或多盤載體中，視文件數量，跨年度電子文件也可拷入一盤載體中。
2、推薦採用只讀光碟作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁碟作為歸檔電子文件長期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔後的電子文件的載體應設置成禁止寫狀態。
3、存儲電子文件的裝具上應貼有標簽，註明電子檔案號、歸檔年度、盤號等。如下圖：
4、信息組織結構
每盤存儲載體的根目錄下有說明文件、歸檔電子文件登記表、歸檔電子文件目錄。電子文件保存在相應目錄中。各級目錄按照樹狀結構排列。
（1）說明文件。文件名：README。文件內容：有關本存儲載體的各種信息。應包括分類號、立檔單位名稱、歸檔年度、盤號、製作人、檢查人、製作時間。 文件格式：說明文件為字元文件。每行的左邊為標題，右邊為說明內容，中間用冒號分開。
（2）．歸檔電子文件登記表。文件名：REGISTER。文件內容：歸檔電子文件登記表的電子版本。
（3）歸檔電子文件目錄。目錄名：DATA。目錄內容：以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一組電子文件保存在一個子目錄中。
（4）．對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。
（三）電子文件的歸檔標准
電子文件具有對計算機系統的依賴性、非人工直接識讀性、復制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性、載體的不穩定性等特性，並且對於不同信息類型的電子文件，由於其技術特點不同，存儲載體和記錄信息的標准、演算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據電子文件的特點分別採取措施保證其原始性、真實性、完整性：
1、字處理文件 。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文檔可以作為電子檔案直接存儲。WPS、RTF等文檔作為電子檔案存儲時應轉換一套XML文檔或PDF、WORD文檔同時存儲。對於其它類型的文檔，如果無法轉換為XML、PDF格式則應按原格式存放並將有關的軟體和計算機系統信息一並存檔。
2、圖像文件。TIFF、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說明。其它格式圖片應轉換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數的要作說明。對於無法轉換格式的圖片應按原格式存放並將有關的軟體和計算機系統信息一並存檔。
由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對於普通紙質檔案來說光學解析度不低於200dpi，對於照片檔案來說解析度不得低於600dpi。
3、圖形文件 。圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。歸檔時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，對相關軟體及各種數據信息一並存檔。
4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。對於無法轉換格式的影像文件應按原格式存放並將有關的軟體、壓縮演算法和計算機系統信息一並存檔。
5、聲音文件。WAV、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。對於無法轉換格式的聲音文件應按原格式存放並將有關的軟體和計算機系統信息一並存檔。
6、多媒體文件。多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。多媒體文件依賴的計算機軟硬體信息及相關參數應一並存檔。
7、資料庫文件。DBF格式資料庫文件可以作為電子文件直接存儲。對於無法轉換格式的資料庫文件應按原格式存放並將有關的軟體和計算機系統信息一並存檔。
8、超文本文件。超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數據的完整性。信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。超文本文件依賴的計算機軟硬體信息應一並存檔。
9、計算機程序。計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。計算機程序依賴的軟、硬體平台說明應一並歸檔。
10、數據文件 。數據文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。數據文件應對數據來源進行說明並一同歸檔。
在符合軟、硬體平台條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，並能准確輸出。電子檔案中涉及的口令、密匙、許可權管理說明等應同電子檔案一並歸檔。保存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，要與紙質等文件之間互相建立准確、可靠的標識關系。
用掃描儀、視頻壓縮卡等設備獲得的電子檔案，如果採用非標准演算法，則應將相關軟體一並歸檔。計算機系統運行和信息處理等過程中設計的各類參數、管理數據等應與電子檔案一同歸檔。
（四）電子檔案應該拷貝到耐久性的載體上，至少一式三套，一套封存（C），一套供查閱利用（Y）。一套（S），異地保存。對於加密的電子文件，則應在解密後再完成上述工作。存儲電子檔案的光碟應放入盒中存放。